Licitaciones públicas: “Nunca se pierde, siempre se gana experiencia”

María Fernanda Zapata, Key Account Manager de Valio, destaca qué se gana y qué se pierde en las licitaciones públicas, pero por, sobre todo, la importancia que dejan los aprendizajes en estos procesos.

La ingeniera desempeña un rol clave en la Gestión de Licitaciones Estatales en Valio, contribuyendo a la creación de relaciones sólidas con clientes estratégicos.

En esta entrevista comparte su trayectoria profesional, los desafíos que enfrenta, su perspectiva sobre la evolución de estos procesos y la importancia de los aprendizajes que dejan cada uno de ellos, independiente del resultado.

El orden pareciera ser la clave del éxito según sus palabras, pero María Fernanda también entrega algunos consejos a quienes han elegido este camino de ser el puente con la empresa y los procesos de compra y licitación.

¿Cómo llegaste a ser la especialista en procesos de licitación y compras estatales en el área TI?

Inicié como recién egresada en una consultora TI, me llamó la atención el área comercial, y me di cuenta de que el mundo TI requería mucho conocimiento y experiencia para poder ser consultor de ventas y poder ayudar a los clientes a encontrar soluciones con distintas herramientas TI. Comencé en el área de preventa donde aprendí lo que es un pliego o bases técnicas, donde el cliente explica su problema y la solución que necesita. Participar en distintas ofertas y escuchar a los distintos especialistas, te va creando un base de conocimientos que luego puedes aplicar en cada oferta. Por ejemplo, ofrecer soluciones estratégicas que no son 100% técnicas.

Lo entretenido de este mundo es que nunca se termina de aprender y ya se está viniendo nuevos requerimientos utilizando las IAs, por lo que sigue siendo un desafío aprender y poder desarrollar nuevas soluciones para nuestros clientes.

¿Qué es lo más difícil de abordar en los procesos de licitación? 

El mayor reto es coordinar a los diferentes los equipos y las áreas, porque todos tienen dedicación a sus trabajos habituales y a veces es difícil hacer tiempo para llegar con todos los requerimientos el día de la entrega. Por eso es fundamental llevar un orden de los entregables y que cada uno entienda cuál es su rol dentro de la propuesta y establecer fecha de entrega anticipadas para tener tiempo de poder rectificar los documentos, en caso de ser necesario. Al comienzo de mi carrera tenía muy poca tolerancia a la frustración y me afectaba mucho perder una licitación, sobre todo por el trabajo y tiempo invertido por todo el equipo en cada proceso. Con la experiencia, he aprendido a hacer revisiones con antelación, la meta es tener todo listo y revisado un día antes de la entrega. Que se gana: Aprender a hacer las cosas con tiempo para poder solucionar imprevistos. Que se pierde: Para mí nunca se pierde, siempre se gana experiencia para saber que hay que hacer o no hacer en futuras oportunidades, todo es un aprendizaje.

¿Qué opinas en general de las licitaciones estatales?

A veces siento que son exigentes y que las pequeñas empresas no tienen muchas oportunidades contra empresas más grandes, piden muchos años de experiencia en las evaluaciones o montos muy elevados en boletas de garantía de seriedad de la oferta, que para una startup es difícil de costear. En algunas ocasiones piden certificaciones que también van dejando fuera a muchos, incluso a empresas con vasta experiencia. Creo que sería beneficioso incluir entrevistas con proveedores para evaluar su capacidad de hacer los proyectos, sin dejar de lado la experiencia individual de cada profesional. Creo que los procesos han ido avanzando en cuanto a transparencia, en el sentido de que todo es público, pero aún queda un largo camino que recorrer.

¿Qué consejos darías a quienes gestionan relaciones entre el sector privado y el estado?

• Leer las bases a fondo, leer bien lo que se está solicitando y dar respuestas personalizadas al cliente.

• Entrega documentación ordenada, esta es la imagen que das del cómo trabaja tu empresa, y las empresas públicas valoran el orden y coherencia.

• Estructura el mensaje que quieras entregar en la propuesta, utilizando gráficos, enumeraciones para facilitar la comprensión.

• Anticipa los retrasos y trabaja con tiempo para evitar estrés. No dejes todo para última hora. Aprender a gestionar cada entrega

• Hacer revisiones cruzadas de todos los documentos a entregar, dos cabezas piensan mejor que una, y un equipo es mucho mejor.

• Trabajar cada propuesta con buena energía y compromiso de entregar el mejor servicio al cliente.

¿Cuál es el aporte de Valio como empresa al aparto estatal?

En Valio entendemos cómo funciona el sector público y valoramos la importancia de mantener la privacidad, confidencialidad y trazabilidad de los proyectos son fundamentales. Entendemos que los organismos públicos, necesitan orden, documentación clara y respaldos, pero por sobre todo necesitan confiar en su proveedor y en los equipos de trabajo que lo apoyan, tanto en conocimientos y expertise técnica, como en calidad humana. Valio es una empresa que entrega un servicio personalizado, que busca establecer una relación sólida y de confianza, para poder ayudar a nuestro cliente a alcanzar sus objetivos y superar las expectativas.