Software de gestión de denuncias: Herramienta clave para la transparencia empresarial

Pablo Pavez Toledo, abogado, socio fundador y CLO Caddy Compliance, releva la importancia del uso de tecnología para cumplir con las nuevas normativas de manera eficaz y con ello garantizar la confianza, objetividad e independencia en la gestión de las denuncias.

Las normativas han impulsado a las empresas a contar con canales de denuncias seguros y protocolos de prevención en cumplimiento con la Ley 20.393 y Ley Karin 21.643. Muchas empresas y organizaciones han tomado la opción de manejar estos procesos internamente, formando un equipo liderado por un Encargado del Modelo de Prevención de Delitos, o a través de la Gerencia de Personas, apoyándose en un abogado laboral. Otras, decidieron contratar empresas externas para la gestión de las denuncias.

En esta entrevista el abogado Pablo Pavez, explica los avances en la gestión de denuncias a través de softwares especializados que no solo cumplen con la obligatoriedad de la Ley, sino que también fortalece la cultura organizacional y confianza de los trabajadores.

 ¿Por qué es importante contar con un software que optimice la gestión de denuncias?

En primer lugar, porque permite cumplir con las obligaciones legales vigentes en Chile. El artículo 4º de la Ley Nº 20.393 exige contar con canales de denuncia seguros y la posibilidad de aplicar sanciones internas como parte del modelo de prevención de delitos para personas jurídicas.

Asimismo, los artículos 211-A, 211-B y 211-E del Código del Trabajo —reformados tras la promulgación de la Ley Karin (Ley Nº 20.643)— establecen que los empleadores deben contar con protocolos de prevención frente al acoso sexual, laboral y la violencia en el trabajo. Parte esencial de ese protocolo es informar de manera clara los canales de denuncia disponibles.

De forma similar, el artículo 14 de la Ley Nº 18.575, también modificado por la Ley Karin, impone a los jefes de servicio de organismos del Estado la obligación de informar y mantener operativos canales de denuncia que garanticen confidencialidad y eficacia.

En segundo lugar, más allá de la exigencia legal, un software especializado aporta un valor organizacional concreto: permite gestionar las denuncias con mayor trazabilidad, reserva y agilidad.

Y, en tercer lugar, desde una perspectiva preventiva, la automatización de los flujos, la emisión de alertas tempranas y la documentación ordenada de cada etapa del proceso refuerzan la capacidad de la empresa para enfrentar eventuales fiscalizaciones o conflictos legales.

A lo anterior se suma la aplicación de la Ley Nº 19.628 sobre Protección de la Vida Privada, la cual exige un tratamiento responsable de los datos personales involucrados en este tipo de procesos.

¿Cuáles son las ventajas de que la plataforma sea externa?

Aunque la normativa no exige expresamente que el canal de denuncias sea operado externamente, optar por una plataforma de terceros ofrece ventajas relevantes.

Primero, reduce posibles conflictos de interés dentro de la organización, lo que permite garantizar mayor objetividad e independencia en la gestión de denuncias.

Segundo, las plataformas externas suelen contar con sistemas de ciberseguridad robustos, asegurando un mayor estándar en la protección de datos personales.

Tercero, eleva la confianza del trabajador o colaborador en el sistema de denuncias, ya que transmite un mensaje claro: las denuncias serán gestionadas con imparcialidad, autonomía y respeto.

Externalizar este proceso contribuye al cumplimiento más estricto de las leyes mencionadas, especialmente en lo referido a confidencialidad, celeridad y transparencia.

¿Qué exige la ley con respecto a la implementación de canales de denuncia?

Las exigencias derivan principalmente de tres cuerpos normativos: la Ley Karin (Nº 21.643), la Ley Nº 20.393 sobre responsabilidad penal de las personas jurídicas y la Ley Nº 21.595 sobre delitos económicos.

El Código del Trabajo establece obligaciones claras al empleador: debe implementar un protocolo de prevención frente al acoso y violencia en el trabajo, el cual debe incluir un canal de denuncias con altos estándares de seguridad, confidencialidad y accesibilidad, así como un procedimiento claro de investigación.

Paralelamente, la Ley Nº 20.393 (modificada por la Nº 21.595) exige que los modelos de prevención de delitos cuenten con canales de denuncia internos adecuados, con procedimientos que aseguren la prevención efectiva de delitos como cohecho, lavado de activos o financiamiento del terrorismo.

¿Qué ventajas tiene un software frente a los métodos tradicionales?

Muchas. Más allá del cumplimiento legal, un buen software de gestión de denuncias:

·       Estandariza los procedimientos.

·       Asegura la trazabilidad de cada caso.

·       Protege información sensible y datos personales.

·       Disminuye riesgos de filtración o manipulación de información.

·       Mejora la preparación ante auditorías e inspecciones externas.

·       Refuerza la cultura preventiva y la gobernanza interna.

Es decir, la implementación de un software no solo cumple con la ley: profesionaliza la gestión de denuncias, protege a las personas y resguarda a la empresa.

En Valio contamos con un software especializado en la gestión de denuncias para la Ley 20.393 y Ley Karin (20.643). Un canal de denuncias creado por expertos en compliance para hacer seguimiento a las denuncias, que garantiza transparencia, imparcialidad y eficiencia en los procesos. La herramienta también puede personalizarse según las necesidades de cada organización.

Si quieres conocer sobre nuestra herramienta, contáctanos mmosqueda@valio.cl 

Si necesitas asesoría para crear tu modelo de prevención de delitos escríbenos a pablo.pavez@caddy.cl