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PMBOK 7 una herramienta para todos los interesados del proyecto

Una de las buenas prácticas de los proyectos tecnológicos es involucrar a todos los interesados, por ello, la séptima versión del PMBOK es de fácil lectura y compresión con la finalidad de ser una herramienta para todos los stakeholders del proyecto.

La edición PMBOK7 es una guía para cualquier proyecto basada en 12 principios que tienen como orientación el enfoque al cliente y entregar valor al negocio. A continuación, nuestro especialista en Gestión de Proyectos TI Franco Spierccolli nos habla un poco de estos principios, que son una orientación para las acciones a seguir al ejecutar proyectos.

1. Administración

El Project Manager TI, debe caracterizarse por ser diligente, tener capacidad de escucha e integridad, desenvolverse con compromiso y motivación durante todas las etapas del proyecto para que los involucrados se sientan confiados, esto aumentará la participación e interacción, haciendo más fluidos los proceso y por otro lado, tener una visión global que involucre a su cliente interno y externo, sin descuidar aspectos como el financiero, medioambiente, regulaciones y leyes que puedan afectar al proyecto.

2. Trabajo en equipo

Crear entornos colaborativos será la principal tarea del líder, si todos los involucrados se sienten como parte del proyecto se creará compromiso y empoderamiento lo cual será un gran apoyo en la toma de decisiones, implementación o generación de nuevas ideas; por consiguiente, al escuchar activamente y tomar en cuenta las opiniones de todos los participantes, se detectan acciones y condiciones que puedan perjudicar los tiempos de ejecución o algún proceso en particular. También se entenderán las perspectivas individuales, descubrir las habilidades, conocimientos y experiencias, aprovechando al máximo el potenciar de sus miembros.

3. Involucramiento

Uno de los puntos importante de esta versión es involucrar a los stakeholders convirtiéndolos en defensores del proyecto; aquí no solo hablamos gestionar sus solicitudes, es que su participación se realice de forma proactiva en cada etapa del proyecto de forma positiva, al crear compromiso cada integrante sentirá la responsabilidad de velar porque el proyecto se desarrolle de forma rápida y fluida, estando atentos a cada proceso.

Un factor importante es mantener las buenas relaciones personales entre los miembros, por lo tanto, es recomendable diseñar un plan de comunicación, dado que desde el principio los stakeholders deben conocer los objetivos y riesgos del proyecto; así como comprender que su contribución agiliza el buen desenvolvimiento del proyecto, es función del Project Manager TI velar y controlar si algún miembro mostró un cambio de actitud que pueda afectar al proyecto.

4. Centrarse en el valor

El diseño de un proyecto se debe apegar a los objetivos del negocio y el valor que conferirá a la organización; durante todo su desarrollo se realiza una evaluación y control continuo, si se observase alguna desviación, será necesario realizar modificaciones o ajustes para alcanzar el valor esperado.

5. Visión holística

Siguiendo una orientación holística podemos percibir y evaluar de forma constante todos sistemas externos que interactúan con el negocio, al analizarlos obtendremos información relevante para evitar posibles fallas o mejorar los procesos.

6. Liderazgo efectivo

Los líderes de proyectos TI, deben dominar la comunicación interpersonal sabiendo como adaptarse a cada receptor, asimismo es imprescindible la comunicación grupal, un buen ejemplo de ello es conducir reuniones para generar acuerdos y hacer llegar el mensaje a todos los involucrados indistintamente que pertenezcan a diversas áreas. También deberá mantener la motivación, dar a conocer la importancia del trabajo en equipo y durante todo el desarrollo de un proyecto, proporcionar Feedbacks para incentivar mejoras individuales y grupales y tendrá la difícil tarea de enfrentar conflictos y más aún, evitar lo que se puedan generar.

7. Adaptación al contexto

Ningún proyecto es igual al anterior, por muy similares que parezcan, al diseñar un proyecto el Project Manager TI, debe adaptarlo a los objetivos, al equipo con el cual trabajará y tomar en cuenta todos los stakeholders, ajustando así los procesos, metodologías y herramientas, para lograr el resultado y el valor que se espera.

8. Calidad del proyecto

Asegurar que se están aplicando las metodologías adecuadas, para garantizar que cumple con los requerimientos de los interesados, por lo tanto, se verifican todos los procesos y los entregables en cada etapa del proyecto, cuidando la calidad de principio a fin.

9. Complejidad

El Project Manager gestiona la complejidad, al evaluar y controlar constantemente cada paso del proyecto podrá detectar cualquier incertidumbre que se pueda producir durante todas las fases del desarrollo, reduciendo al máximo las posibles amenazas.

10. Riesgo

Como en el punto anterior evaluar siempre el desarrollo del proyecto para minimizar el riesgo y disminuir su impacto, también debemos analizar las oportunidades que se van presentando para determinar si pueden maximizar algún proceso o parte de mismo.

11. Adaptabilidad y resiliencia

Los imprevistos y cambios del entorno siempre se presentan durante todo el diseño y desarrollo del proyecto, es función del líder promover a todos los integrantes y los involucrados la adaptabilidad a los escenarios que se presenten y más importante aún a la resiliencia, con principal foco en los resultados para avanzar indistintamente a las circunstancias presentadas y llevar a cabo el proyecto.

12. Cambio

Si el equipo está preparado para el cambio es más sencilla transición, aquí juega un papel importante la comunicación eficaz y la motivación transmitida por el líder ya que una actitud negativa de parte del algún miembro puede ser contraproducente para el proyecto.

Finalizamos haciendo énfasis en el involucramiento de todos los stakeholders, ya que no saber gestionar sus requerimientos o no mantener una buena comunicación, sabiendo negociar, puede aumentan los riesgos, la calidad o amenazar la continuidad del proyecto. En esta versión del PMBOK por ser una edición creada para todos los interesados del proyecto, es de fácil lectura y nos entrega nociones de estrategias, enfoques de valor y principios para liderar proyectos, siendo un excelente complemento a herramientas y metodologías existentes.

Próximamente le hablaremos de los dominios de rendimientos de la guía PMOBK7 y de su enfoque en la entrega de valor.

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