5 Tips para elegir un software de firma electrónica
La firma digital llegó para ahorrar grandes volúmenes de papel y dar fluidez al proceso de obtención de firmas en las organizaciones, una de sus principales ventajas es la movilidad, puesto que, en tiempo real puedes utilizar diversos dispositivos móviles a través de la aplicación.
Al momento de elegir a un proveedor es fundamental, que se ajuste a las necesidades del negocio, a continuación, le detallamos algunos criterios a tomar en cuenta cuando eliges un software de firma electrónica.
1. Interfaz de fácil uso y acceso.
La solución debe ser flexible con el objetivo que se adapte a los procesos de la organización, es fundamental, que la herramienta sea fácil de usar y sin complicaciones al momento de acceder a información cuando la necesites, ofreciendo un formato organizado, amigable y ágil.
2. Disponibilidad de la plataforma
Disponibilidad los 365 días del año, desde cualquier lugar y dispositivo, con la capacidad de sincronizar, replicar y almacenar datos en distintos Data Center, del mismo modo, deben estar disponible los documentos ya firmados, los anexos y evidencias, para ser descargados en cualquier momento.
El sistema debe proporcionar el seguimiento en tiempo real del proceso de firma electrónica, para conocer quién ha firmado y quién falta por firmar, ofreciendo recordatorios a las personas que están pendientes por firmar.
3. Facilidad de integración
Facilidad para integrar con otros sistemas y herramientas empresariales a través de API (Interfaces de Programación de Aplicaciones).
4. Seguridad
El software debe cumplir con un alto nivel de seguridad y confidencialidad, garantizando que el contenido firmado digitalmente no pueda ser modificado, ni alterado de forma fraudulenta y que los firmantes no puedan refutar los compromisos adquiridos, por ello, es importante la encriptación, por si se requiere llevar a juicio algún documento.
En cuanto a la integridad de los datos, para evitar robo de identidad, filtración de información y posibles amenazas, el sistema debe incluir soporte de firmas electrónicas, gestión de certificados, y almacenamiento de registros de auditoría; este último con la finalidad de realizar el seguimiento a los acuerdos firmados, indicando todas las actividades de los firmantes, en particular la fecha, hora y dirección en la cual se accedió al documento.
5. Validación de los firmantes
La aplicación deberá garantizar que no falsifiquen las firmas, ofreciendo un archivo digital con campos que permitan vincular y determinar la identidad de una persona determinada, la autentificación se realiza mediante una o varias operaciones informáticas que permiten confirmar la identidad de los firmantes involucrados en el proceso. Al acceder a la plataforma se verifica si las credenciales del usuario concuerdan con las registradas en la base de datos de usuarios autorizados o en el servidor de autenticación de datos y comprueba si está autorizada para el proceso.
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