Dudas frecuentes acerca del canal de denuncias
El objetivo del canal de denuncias es que los colaboradores y personas terceras a la organización puedan denunciar de forma anónima comportamientos irregulares, presuntamente ilegales o que se alejen de la ética; pero al elegir una herramienta siempre surgen algunas dudas acerca del canal de denuncias y su implementación.
A continuación, responderemos a las preguntas más frecuentes relacionadas con su implementación.
1. ¿Cuáles son las mejores prácticas para implementar un canal de denuncias?
En general, garantizar la confidencialidad de los denunciantes, capacitar a los colaboradores a cargo de la administración del canal, establecer un proceso de seguimiento efectivo y establecer un plan para promover su uso.
2. ¿Quién debe estar a cargo de la gestión del canal de denuncias?
Puede gestionarse a través de un departamento interno, estableciendo a una persona encargada de gestionar eficientemente las denuncias (análisis, archivo y reporte), también tienes la opción de externalizar esta tarea. Es fundamental, que la empresa realice acciones para la capacitación de los encargados del canal de denuncias, y luego a través de estos, ejecute un plan con el propósito de dar a conocer el medio y su correcto uso.
3. ¿Quién puede utilizar el canal?
El canal debe estar disponible para los colaboradores y terceros que tengan relación con la empresa. Por ejemplo: proveedores, clientes, socios o personas independientes que presten algún servicio a la organización.
4. ¿Cuánto tarda la implementación de un canal de denuncia?
Una de las dudas más frecuentes acerca del canal de denuncias es cuánto tiempo tarda su implementación, en el caso de Valio la implementación del canal de denuncias tarda una semana aproximadamente, pero todo va a depender del proveedor que selecciones; asimismo si se requiere realizar alguna adaptación al sistema, la implementación tardaría más tiempo, todo dependerá del tipo de ajuste.
5. ¿Deben ser anónimas las denuncias a través de un canal de denuncias?
Lo más recomendable es que las denuncias se realicen de forma anónima con la intención de proteger a los denunciantes de posibles represalias, y garantizar la honestidad en los reportes. Aun así, existen situaciones en las que revelar la identidad del denunciante es fundamental para tomar medidas legales adecuadas, entre ellos podemos citar: discriminación o acoso sexual en el lugar de trabajo, violencia interpersonal, o en casos que involucren amenazas a la seguridad nacional o actividades ilegales de alto nivel, es preferible romper con el anonimato para prevenir posibles amenazas.
También podemos encontrarnos con denuncias infundadas o maliciosas, donde se recomienda identificar al denunciante para evitar el abuso del canal de denuncias.
6. ¿Qué leyes deben ser consideradas al implementar un canal de denuncias?
Esto varía según la ubicación y la industria, en Chile principalmente se considera la ley 20.393, también es importante considerar leyes de privacidad, protección al denunciante y regulaciones vigentes relacionadas con la gestión de datos personales.
7. ¿Es necesario contar con software especializado para un canal de denuncias?
No necesariamente, pero el uso de un software especializado facilita en gran medida la gestión y seguimiento de denuncias. Y en la actualidad existen herramientas amigables y con conexión a la nube, garantizando la seguridad de la información y la facilidad al momento de querer efectuar una denuncia o seguimiento.
8. ¿Cuál es la importancia de tener un canal de denuncias?
Es esencial, a fin de proteger a las personas que detecten acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave y decida comunicarla, asimismo la información gestionada de forma legal y segura permite eximir o atenuar la responsabilidad penal de la persona jurídica en caso de delito.
Para finalizar recordemos que la implementación de un canal de denuncias favorece el cumplimiento normativo, además genera un clima de confianza, responsabilidad y transparencia del negocio. Te invitamos a visitar nuestra página para que conozcas los beneficios de nuestra plataforma.
