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Aspectos a considerar al subcontratar servicios TI

Si estás enfrentando nuevos desafíos y necesitas complementar tu equipo TI o externalizar algunos servicios o proyectos tecnológicos, lo recomendado es buscar especialista en el área, que te proporcionará la asesoría y las soluciones para optimizar la operatividad de tu negocio.


La subcontratación de talento TI generará que el equipo interno se enfoque en lo que tiene experiencia y sabe hacer bien; sin embargo, existen algunos aspectos relevantes a tomar en cuenta al subcontratar servicios TI.


1. Determinar el proyecto o la actividad.


Es importante resaltar, que no todos los servicios se pueden externalizar, se recomienda el outsourcing para actividades que no guarden estrecha relación con el negocio principal, o proyectos con requisitos muy específicos y que no se cuente con el personal y/o la tecnología a fin de desarrollarlo. Por otra parte, al definir el proyecto cada una de las partes debe comprender las tareas y las responsabilidades que le corresponde.


2. Todo debe estar documentado.


Documente todas y cada una de las etapas de la subcontratación, con el propósito de efectuar controles y seguimiento al progreso del proyecto. Toda la documentación debe ser ordenada y archivada incluyendo emails, minutas, informes y manuales, etc. Este registro te permitirá visualizar las actividades ejecutadas y cuándo se llevó a cabo

cada tarea, desviaciones de la programación, cambios y actualizaciones.


Es fundamental, desde el principio reunir toda la información necesaria con detalles para el cumplimiento de las actividades de manera exitosa y tener clara la programación del proyecto, esto ayudará a estimar el tamaño y el costo del mismo, también será de ayuda para que los proveedores creen propuestas realistas.


3. Ser minucioso al elegir el proveedor.


Debes investigar proveedores del rubro y buscar referencias con colegas, sin embargo, en las reuniones es donde podrás realizar preguntas que te ayudarán a conocerlos, analizar su potencial, crecimiento y cultura organizacional, determinando con cual te sientes más cómodo.


Es conveniente, que el proveedor comprenda tu negocio y las necesidades, al mismo tiempo debe estar dispuestos a alinearse con los objetivos y cultura empresarial. Siempre se aconseja iniciar con un pequeño proyecto, donde podrás evaluar como trabajan en conjunto y si cumplen con las expectativas que esperas.


No tomes una decisión basada solo en el precio, elige de acuerdo al presupuesto, requisitos y expectativas; muchas organizaciones deciden subcontratar para reducir costos, pero lo ideal es encontrar un proveedor que te ofrezca soporte, calidad y experiencia. Puede ser difícil encontrar un equilibrio, pero en Valio te ofrecemos soluciones que optimizan tu negocio y equilibran tu inversión.


4. Delimitar el servicio.


Primero deja claro el ámbito que abarca el servicio TI (desarrollo, operación, mantenimiento, etc.) luego redacta los procedimientos a ejecutar de manera que pueda ser fácilmente medible para su posterior control, incluyendo qué tareas relacionadas con el proyecto o servicios las continuará ejecutando el equipo interno.


Al poner límites desde el principio, a cada servicio externalizado o proyecto, se evitan mal entendidos, antes de iniciar con dicho servicio el proveedor debe entender con claridad cómo va a realizar las actividades y los pasos a seguir al activarse alguna alarma.


5. Negociar el contrato.


Negocia antes de que el contrato se ponga por escrito, para ello ten en cuenta las necesidades y expectativas sobre el servicio. También es elemental establecer un plan de pagos que incluya forma y plazos de pago del servicio; al negociar precios compara costos (equipo interno versus subcontratación) y no olvides agregar los cargos que incluye y excluye, cómo se aplicarán los descuentos (si aplica) y cuáles serán sus causas, por ultimo, es importante establecer la frecuencia de revisión y/o renovación del contrato.


6. Mantener la comunicación.


Gran parte del éxito del proyecto está en una comunicación fluida, rápida y clara; en la actualidad existen diferentes medios para mantenernos conectados como el correo electrónico, llamadas, WhatsApp, reuniones en línea y presenciales, puesto que, la falta de comunicación pone obstáculos para el buen desenvolvimiento del proyecto.


Se aconseja utilizar herramientas de gestión de proyectos para monitorear cambios, actualizaciones y comentarios de todo el equipo, ya que ambas partes siempre deben estar involucradas e informadas de las actualizaciones del proyecto, y es importante que al surgir dudas o algún inconveniente de inmediato se contacte al proveedor.


En definitiva, la subcontratación es una solución práctica, cómoda y eficaz para que las empresas puedan estar al día con nuevas tecnologías, por lo tanto, es una buena decisión invertir en outsourcing TI si el negocio, no cuenta con el talento y los recursos necesarios; igualmente se recomienda practicar un análisis sobre el impacto que el outsourcing TI tendrá sobre los colaboradores y los riesgos al externalizar procesos de tu negocio.

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