7 Tips para liderar proyectos TI exitosamente

Un Project Manager tiene la función de liderar proyectos tecnológicos, teniendo la compleja tarea de mantener una eficaz comunicación entre todos los miembros del equipo de desarrollo y el cliente, con la finalidad de cumplir con los requerimientos en un plazo de tiempo determinado.

Nuestro especialista en Desarrollo de Proyectos Tecnológicos Víctor Bello, nos ofrece algunos tips para liderar proyectos TI exitosamente:

1. Crear un plan incluyendo el riesgo

Al diseñar un plan ten en cuenta las fechas, incertidumbres y estrategias de gestión de riesgos. Tener un plan detallado por etapas será un gran apoyo para cumplir con los plazos, incluye claramente las características del producto, el detalle de las tareas que se desarrollarán y la función de cada miembro; si no está del todo claro, es necesario reunirte nuevamente con todos los interesados y rediseñar para evitar gastar recursos y esfuerzos.

También toma en consideración, que las actividades diarias pueden cambiar una vez que el proyecto esté en marcha, hasta llegar a necesitar nuevos talentos o herramientas, asegúrate que el apoyo técnico esté incluido entre las posibles soluciones.

Es importante la identificación constante de los posibles riesgos del proyecto, estos pueden ir cambiando en cada etapa, es por ello, que para cada riesgo se debe tener establecido como se manejará: Aceptar, Evitar, Mitigar o Transferir.

2. Reuniones frecuentes con el equipo

La primera reunión se aconseja realizar antes de iniciar el proyecto para informar las funciones y responsabilidades de cada integrante, es importante verificar que todos estén claros con su rol. Asimismo el líder del proyecto debe reunirse con el equipo por lo menos una vez a la semana a fin de ir revisando avances, posibles fallas o simplemente verificar que todo se está realizando de acuerdo con lo planificado.

En caso de presentarse un imprevisto se recomienda reunir a todo el equipo ya que más de un integrante puede verse afectado, o simplemente pueden surgir mayor cantidad de ideas a modo de solventar la falla, de forma rápida si todos participan.

3. Comunicación constante con los usuarios finales

Se debe elegir los canales de comunicación que resulten más eficaces y cómodos para todos los interesados, de esta manera se mantienen informados sobre los avances del proyecto y así ir evaluando que todo se gestione de acuerdo con los requerimientos que se plantearon, de igual forma pueden surgir nuevas necesidades, que se deben tomar en cuenta para desarrollar el proyecto de forma exitosa.

Al finalizar cada etapa del proyecto se aconseja reunirse con los usuarios finales para mostrar los componentes desarrollados, explicarle cómo se llevó a cabo, el resultado y obtener su feedback, lo cual nos ayudará para las siguientes etapas y también futuros proyectos.

4. Seguimiento exhaustivo

Lo ideal es realizar reuniones diarias con el objetivo de chequear que las tareas se estén cumpliendo adecuadamente e identificar las soluciones a los problemas de forma temprana para que su impacto en el proyecto sea menor. La reunión debe ser breve, de tal forma que, si es necesario revisar detalles, esto se realice en reuniones técnicas individuales.

Es fundamental llevar un seguimiento de las fallas, registrar los imprevistos y analizar qué paso, por qué y cómo se resolvió el problema, información que servirá para el futuro, cuando ocurra una situación similar o simplemente para erradicar el error.

Después de la implementación de cada fase, es esencial mantenerse en comunicación con los usuarios para conocer los problemas que se pueden estar presentando y resolverlos. También pueden requerir nuevas funcionalidades en el sistema o alguna capacitación, por lo que no debemos descuidar la atención independientemente que ya se haya entregado el desarrollo.

5. Selecciona la infraestructura tecnológica adecuada

Al realizar el plan debes identificar que tecnologías en cuanto a software y hardware (on premise o cloud), te ayudarán a resolver el problema y cumplir con los requerimientos del cliente, de forma más practica y eficiente, así asegurarás una buena gestión desde cualquier ubicación, además de mantener el contacto con el cliente para informar los avances del proyecto.

6. Elige al equipo adecuado

Identifica los tipos de perfiles que necesitarás para el desarrollo del proyecto. En el caso que se necesite un perfil o diversos perfiles y no estén dentro del departamento TI, se recomienda apoyarse en una empresa que te apoye en la búsqueda de profesionales informático como Valio, encontrando el talento adecuado bajo la figura de outsourcing.

7. Evita sobrecargar el proyecto y/o a sus integrantes

Es crucial garantizar una distribución equilibrada de las tareas entre todos los miembros del equipo, asegurando que cada integrante se sienta identificado y satisfecho con el rol que desempeñará. En caso de que un miembro del equipo experimente una sobrecarga de trabajo durante el transcurso del proyecto, se deberá redistribuir su carga asignando algunas de sus tareas a otros integrantes. Asimismo, si un miembro cuenta con tiempo disponible en una etapa específica, se le puede solicitar que brinde apoyo a un compañero. Esta estrategia es necesaria para mantener a todos los integrantes enfocados y comprometidos con los objetivos del proyecto.

Finalizamos resaltando que durante el desarrollo del proyecto el cliente en muchas ocasiones quiere agregar modificaciones al producto, trayendo como consecuencia agregar nuevas actividades, incrementando la carga al equipo, afectando el calendario establecido y hasta el presupuesto del proyecto, por lo que el líder del proyecto debe analizar los costos y beneficios, para así decidir junto con el cliente si los cambios deben realizarse o es preferible continuar con el plan establecido.

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