7 consejos para digitalizar una PYME
La digitalización del negocio abarca la implementación de herramientas tecnológicas y digitales, tomando en cuenta el rediseño del modelo de negocio, mejorar los canales de comunicación externos e internos, compra de nuevos insumos, entre otros aspectos y enfrentarnos a la resistencia al cambio.
Con la digitalización optimizamos procesos disminuyendo costos, tiempo y garantizando la supervivencia del negocio. A continuación, algunas claves para digitalizar una PYME.
1. Conocer el estado actual de la PYME
El primer paso es conocer cómo está conformada la estructura de la PYME y estar al tanto de cómo funcionan todos sus procesos, debido a que debemos conocer donde se encuentra el negocio y a donde queremos llegar en lo que ha tecnología se refiere; también es primordial hacer una evaluación de la situación de la empresa en relación al sector en el que opera.
Al analizar la madurez digital detectamos áreas críticas y brechas para ser más eficientes, rentables y determinar el punto de partida de la digitalización.
2. Establecer prioridades
Crear una lista con los procesos que son prioridad en el negocio, se recomienda comenzar la digitalización con uno de los procesos, máximo dos, debido a que digitalizar muchas áreas al mismo tiempo puede traer complicaciones. Al terminar con uno de los procesos se inicia con el siguiente de la lista o se puede ajustar el plan si surgen nuevas necesidades.
Al priorizar también se establece cuál es tu enfoque inmediato, que le dará mejor atención a los clientes como: optimizar los procesos, aumentar el control de las operaciones, reducir tiempos de espera, acceso ágil a la información, reducir errores humanos e incidencias o incrementar las ventas a través de los diferentes canales digitales.
3. Comparar las distintas opciones
Al descubrir el o los procesos a mejorar, seguidamente se buscan distintas tecnologías y/o aplicaciones, en el caso de no conseguir ninguna que se adapte a lo que se necesita se puede buscar un partner que desarrolle el sistema o realice las adaptaciones necesarias.
Cuando se comparan los distintos presupuestos hay que incluir gastos adicionales en particular pago por servicios o compras de nuevos equipos. Se recomienda comparar y evaluar no solo costos también las funcionalidades e integraciones con otros sistemas. En su mayoría estas herramientas incluyen demo, pudiendo hacer simulacros determinado si se adapta a lo que se necesita.
4. Invertir en la capacitación de los colaboradores
Realizar un análisis de las necesidades de los colaboradores, determinando cuales necesitarán entrenamiento básico y los que requieren avanzado; es importante resaltar que al sumergirnos en la digitalización, se debe mantener una capacitación constante y que todos dentro de la organización estén consientes de los beneficios que traerán los cambios.
5. Mejorar la comunicación interna
Mejorando los canales de comunicación internos minimizamos los tiempos, confusiones y errores que pueden afectar el clima organizacional o nuestra imagen como empresa ante los clientes. Para ello crea un modelo de trabajo donde se detalle con precisión cómo se realizará cada proceso, es fundamental, que todos los colaboradores sigan los lineamientos establecidos.
En la actualidad se pueden encontrar variadas aplicaciones que son un gran apoyo para el seguimiento de tareas, almacenar y compartir documentos, imágenes o vídeos y programas para realizar reuniones on line.
6. Potenciar los canales digitales
Se debe analizar el posicionamiento del negocio y la realidad actual que impulsan los hábitos de consumo para responder a estas demandas, luego establecer los objetivos que queremos alcanzar. En un principio lo que se busca es aumentar la visibilidad de los productos o servicios en Internet; a través de la web y/o perfiles en las redes sociales (LinkedIn, Facebook e Instagram) más populares de acuerdo al target de la PYME, si ya están implementado estos medios la idea sería optimizarlos.
Se recomienda, publicar contenido de forma habitual que incremente el posicionamiento SEO y mantener la interacción en las redes; el desafío es que los buscadores te encuentren y muestren el contenido al público y puedan conocer al negocio y lo que ofreces.
7. Medir los resultados
Es importante, medir el impacto de la estrategia digital implementada con las distintas acciones que se van realizando mediante indicadores (KPI) con el fin de evaluar si se debe ajustar o mejorar el plan.
Finalizamos destacando que todas las funciones del negocio deben poder realizarse desde cualquier notebook y lugar con acceso a internet; al digitalizar una PYME hay que tomar en cuenta que las herramientas y sistemas seleccionados se ajusten a las necesidades reales, las capacidades y al presupuesto. En Valio te acompañamos en todas las etapas de la transformación digital ofreciendo un servicio flexible que se adapta a los requerimientos del negocio y ayudándote a seleccionar las mejores herramientas que maximicen la inversión.
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