Centraliza y automatiza la gestión de las denuncias
Un software de canal de denuncias tiene muchos beneficios centraliza y automatiza la gestión de las denuncias, lo que permitirá dar respuestas de manera más rápidas y eficiente a todos los involucrados.
A continuación, te mencionamos brevemente como un software de canal de denuncias facilita la gestión documental, además de garantizar transparencia en el proceso.
Adaptación al negocio. Uno de los principales beneficios de estas herramientas es que se pueden personalizar o modificar de acuerdo con las necesidades específicas de cada negocio. Al tener identificadas las características y/o funcionalidades que deseas agregar, modificar o eliminar para facilitar la gestión de las denuncias, las informas a tu proveedor y este se encargará de realizar los ajustes correspondientes.
Recepción de denuncias. Un software de canal de denuncias facilita la gestión, ya que los colaboradores, clientes y terceros que tengan relación con la organización pueden presentar denuncias a través de formularios en línea, sin restricciones de horario o lugar; la herramienta recopila la información de forma segura y anónima.
Registro. Permite el registro de las denuncias recibidas, las clasifica según su tipo (fraude, acoso laboral, etc.) asimismo realiza la asignación para avanzar con la gestión, esto facilita la organización y seguimiento de las denuncias. Por otro lado, estos sistemas están habilitados para recopilar evidencia, con lo cual el denunciante puede subir archivos que respalden su denuncia en diferentes formatos, por ejemplo: jpeg, pdf, png, también registra los progresos y las fechas relevantes de la investigación.
Notificación. En un principio notifica de forma automática a las personas o departamentos responsables de investigar y tomar medidas; además envía notificaciones a las partes pertinentes sobre el estado de las denuncias y las resoluciones.
Comunicación con el denunciante. Mediante la utilización de estas herramientas se puede mantener al denunciante informado sobre el estado actual de la denuncia, debido a que podrá entrar en la plataforma y revisar el estatus, o si ha dejado registrado algún correo electrónico recibirá la información con las acciones tomadas en respuesta a la denuncia, así como la documentación de las medidas adoptadas.
Generación de informes. Los administradores de la plataforma pueden generar informes cuando lo requieran del estado actual de todas las denuncias y las acciones que ya fueron tomadas, de igual forma pueden clasificarlos de acuerdo con el tipo de denuncias, por año, meses o individual por denunciante con la intención de realizar análisis y mejoras en los procesos.
Auditoría. El sistema registra todas las acciones realizadas con las denuncias y puede generar informes que facilitan tanto el seguimiento, como la auditoría.
Seguridad. Este tipo de sistemas además de proporcionar altos niveles de seguridad en cuanto al resguardo de la data garantiza la confidencialidad de las denuncias y protege a los denunciantes.
Para finalizar, es importante mencionar que el proveedor de la plataforma además de realizar adaptaciones solicitadas, también ejecuta las pruebas necesarias con el propósito de asegurar que el software funcione correctamente y no presente fallas, y en caso de incidentes este deberá brindar el soporte necesario.
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