5 errores al gestionar proyectos de desarrollo tecnológicos
Un proyecto puede fracasar por diferentes causas: seleccionar el talento inadecuado, no definir roles, utilizar la metodología inapropiada; asimismo la falta de comunicación y motivación dentro del equipo de desarrollo, puede acarrear atrasos.
A continuación, nuestro especialista en Proyectos IT Víctor Bello nos detalla, los errores más comunes al ejecutar un proyecto de desarrollo de sistemas.
1. No definir correctamente los requisitos
Es una de las razones más frecuentes por las cuales un proyecto falla o se atrasa; el sistema debe funcionar correctamente y cubrir las necesidades reales de los usuarios, por ello, es crucial la gestión de requerimientos y plantearlos de forma medible para que los procesos se desarrollen fluidamente. Identificar los requerimientos no es fácil, a veces los datos proceden de distintas fuentes y son de diversos tipos, la clave está en la comprensión de la información.
Puede ser que en un futuro los requisitos cambien, pero si se presta especial atención a la definición inicial, los ajustes se realizarán de forma más sencilla. Es importante agregar que, al aplicar acciones correctivas de rediseño, recodificación, así como reprobar, puede generar pérdida en costos y tiempo.
2. Deficiente planificación
El Project Manager debe visualizar el alcance del proyecto, conocer los recursos con los que cuentan y precisar los que se van a necesitar, un plan deficiente puede afectar gravemente los costos del proyecto por un presupuesto mal calculado; por otro lado, se pueden producir retrasos en los plazos de entregas, por la inadecuada organización de los recursos o por haber subestimado alguna etapa importante como el diseño o las pruebas, un buen ejemplo de esto, es que en muchas ocasiones el cliente pretende imponer los tiempos de ejecución, es labor del líder explicar la importancia de cada etapa, para el buen desenvolvimiento de los procesos.
Unas de las fallas en la planificación es establecer la cantidad de talento de acuerdo al presupuesto y no a los requerimientos, ocasionando una carga de trabajo desequilibrada, peor aún, si al detectar retrasos se pretende incluir un nuevo talento ya que en su mayoría necesitan una etapa de adiestramiento, retardando aún más el proceso. En general, resulta improductivo realizar un cronograma de trabajo si después no se cumplen los plazos fijados para los entregables.
3. Diseño deficiente
Un buen diseño debe ajustarse a los requerimientos presentados por los stakeholders en la fase de análisis, solucionando el problema planteado; si en los entregables se detectan errores u omisiones, traería atrasos y molestias al cliente, es esencial, que siempre se entreguen y se revisen los entregables en el plazo correspondiente, puesto que, si el problema no es detectado a tiempo el proyecto puede llegar a fracasar.
El diseño del proyecto constituye una fase crítica de su ciclo de vida. Todos los elementos básicos del diseño son importantes y no se pueden ignorar.
El diseño de un proyecto proporciona una organización estratégica de ideas, materiales y procesos de modo que, se pueda conseguir el objetivo marcado. Un buen diseño ayuda a evitar problemas y proporcionar parámetros para optimizar aspectos cruciales del proyecto, como el calendario y el presupuesto.
4. Limitar el aseguramiento de la calidad
Es una etapa esencial en el proyecto, donde el área de QA (Quality Assurance) realiza el diseño del test, su ejecución y validación de pruebas integrales y automatizadas, garantizando la funcionalidad correcta del sistema o detectando errores. El líder del proyecto tendrá la tarea de destinar el especialista y el tiempo necesario que requiere el análisis QA; querer ahorrar tiempo puede traer como consecuencia que el proyecto falle en las siguientes etapas, y en su mayoría resulta más costoso efectuar los ajustes, independientemente que se realicen en la parte de los datos u operativa.
De igual forma, no debemos confiarnos en la experiencia que tenga el analista en la funcionalidad de sistemas similares, cada proyecto posee distintas variables, haciéndolos diferentes.
5. Confiar en tecnologías no exploradas
La accesibilidad a nuevas herramientas, plataformas o lenguajes puede limitarse por licencias (si aplica), datos técnicos, experiencia, inclusive por preferencias regionales, al planificar el Project Manager puede decidir utilizar nuevas herramientas, pero se corren algunos riesgos, los cuales deberá afrontar al momento que falle el desarrollo, realizar mejoras o no se pueda ofrecer el servicio técnico posterior a la implementación del sistema.
Con esto, no queremos desmotivar al uso nuevas tecnologías, lo que recomendamos es hacer un análisis exhaustivo de sus beneficios en relación con otras herramientas, así como verificar la compatibilidad, el tiempo de aprendizaje para su uso y si se cuentan con los recursos necesarios para el adiestramiento del equipo en el caso que se requiera.
Cerramos con una sugerencia, apoyarse en una herramienta de gestión de proyectos, la cual deberá mantener actualizada, de esta forma el Project Manager podrá conocer el estatus de su proyecto, identificar fallas u oportunidades, evaluar sus recursos y comunicar la información necesaria a los stakeholders.
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