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Gestionar el tiempo para ser más competitivos en el sector TI

Los profesionales TI son muy valorados por los líderes del negocio y compañeros, cuando demuestran habilidades para gestionar el tiempo, que invierten en la realización de tareas y en los proyectos que ejecutan.

Planificar nos hace sentir más seguros, así como organizar las actividades diariamente nos ayuda a optimizar el desempeño de nuestras funciones, obteniendo como resultado reducir los niveles de estrés y ser más productivos.

Algunos tips para optimizar la capacidad de gestión del tiempo:

1. Organizar el día

Al comenzar la jornada planifica todas actividades del día, puede tomar de 15 a 30 minutos, pero los resultados son sorprendentes. Debemos hacer una lista con todas las tareas y revisar el cronograma de proyectos en curso, luego adaptar los objetivos de la semana con la finalidad de clasificar, valorar y priorizar las actividades.

2. Priorizar

Para realizar la lista de tareas establecemos las prioridades ¿Qué es importante? ¿Qué es urgente?

Lo urgente está asociado con el tiempo, revisamos las fechas de entrega de todas las tareas pendientes, la más urgente será la que tenga la fecha más próxima a su entrega, en caso de tener dos tareas con la misma fecha de entrega, la más urgente será la que nos consuma más tiempo al realizarla.

Lo importante se relaciona con las consecuencias que trae no hacerla, de la lista determina cual tarea trae los efectos más negativos si no se finaliza pronto.

Es importante resaltar, que a veces aplazamos tareas ya que no son urgentes, pero si importantes y terminan convirtiéndose en urgentes, por aplazarlas por mucho tiempo y algunas tareas pueden cambiar las consecuencias si no se realizan, aumentando o disminuyendo su importancia.

3. Desarrollar cronogramas por proyectos

Lo recomendado es apoyarnos en un software de planificación para organizar las actividades, lo primero es dividir el proyecto por etapas, para identificar eficazmente las tareas; seguidamente estimamos el tiempo necesario por cada una, así será más sencillo establecer las fechas de inicio y finalización de cada tarea y los responsables.

4. Ser realista

Establecer fechas con algo de holgura nos dará ventaja para resolver inconvenientes, porque a veces surgen complicaciones inesperadas, es mejor tener todo planificado con plazos de entrega razonables. Antes de crear un compromiso revisemos que tenemos todos los recursos necesarios, tales como: tiempo requerido, información detallada del proyecto, equipos, herramientas y el talento.

5. Aprender a decir no

Debemos establecer límites, aceptar una tarea adicional puede romper con la planificación, después que se ha asignado tiempo a todas las actividades; analicemos qué compromisos podemos asumir y cuales rechazar.

6. Comenzar con las actividades temprano

Muchos especialistas aseguran que empezar con las actividades en las primeras horas del día, mejora la productividad, podemos planificar con mayor tranquilidad y hasta adelantar tareas, también recomiendan empezar con las más difíciles debido a que la mente está más despejada.

7. Reducir o eliminar distractores

Tratar de no tener a la vista aplicaciones que puedan distraernos y nos hagan perder el tiempo. Algunas recomendaciones son: crear ambientes apropiados para trabajar, limitar el tiempo en las RRSS, eliminar los anuncios publicitarios, tener a la mano agua y alguna bebida favorita, establecer horarios para revisar el email, contestar llamadas y deja a un lado la multitarea lo mejor es concentrarnos en una tarea a la vez.

8. Planificar pausas

Es necesario descansar, ayuda a despejarse un poco y volver a las actividades con más ánimo y nuevas ideas. Lo recomendado es cada tres horas tomar un descanso de diez o quince minutos.

9. Ser constante

Para cumplir con nuestras metas necesitamos disciplina, se aconseja cuando un proyecto es muy complejo hacer algo cada día y llevar un control, con esto lograremos mantenernos al día y no tener que trabajar horas extras; si nos dedicamos de manera irregular a nuestras actividades podemos perder tiempo revisando dónde quedamos la última vez y qué falta por culminarlas.

10. Organiza las reuniones

Preparar el material (agenda, objetivos, etc.) Así las reuniones serán más cortas y productivas, también debemos informar con anticipación a los asistentes y durante la reunión tomar un tiempo para aclarar, responde dudas o escuchar sugerencias, al dar termino al encuentro realicemos un resumen de los puntos discutidos, de los acuerdos llegados para enviar un sumario a todos los asistentes.

En concreto, al ir mejorando las capacidades de gestionar el tiempo, mejoras el equilibrio entre la vida laboral y personal; para los informáticos existen una variedad de herramientas prácticas on line, que incluyen funciones que facilitan el trabajo individual y en equipo, además permiten crear calendarios de tareas con recordatorios, estableciendo plazos de entrega de cada una de las actividades, lo cual es de gran apoyo en los proyectos.

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